Abrechnung 2025: Die häufigsten Fehler bei der EBM und wie Sie sie vermeiden

Abrechnung 2025: Die häufigsten Fehler bei der EBM und wie Sie sie vermeiden

Artikel vom 01.12.2025

Stolperfallen in der EBM-Abrechnung – Was Praxen 2025 unbedingt wissen müssen

In den letzten Jahren habe ich viele Gespräche mit Praxisinhabern und medizinischem Fachpersonal geführt, die mir alle dasselbe erzählten: „Wir glauben, alles richtig zu machen – bis die Kassenärztliche Vereinigung sich meldet.“

Tatsächlich sind es oft kleine Details in der EBM-Abrechnung, die große Auswirkungen haben. Dabei lässt sich mit etwas Struktur und dem richtigen Wissen viel vermeiden. Wer 2025 sicher, compliant und effizient abrechnen möchte, sollte die folgenden Stolperfallen genau kennen.

Die unsichtbare Bedrohung: Fehlende oder unvollständige Dokumentation

Der häufigste Fehler bleibt die fehlende oder mangelhafte Dokumentation. Jede einzelne Leistungsziffer muss mit einer entsprechenden medizinischen Handlung sowie einer plausiblen, nachvollziehbaren Dokumentation belegt sein. Das gilt besonders für zeitgebundene Leistungen wie Gesprächsleistungen, aber auch für diagnostische Ziffern mit Berichtspflicht. Ohne Dokumentation ist die Leistung nicht abrechenbar – oder wird nachträglich gestrichen.

Zur vollständigen Dokumentation gehören auch Patientendaten, ICD-10-Kodierungen für Diagnosen, die Angabe verwendeter Materialien sowie die Dokumentation des gesamten Behandlungsverlaufs von der Anamnese über Befunde bis zur Therapie und Nachsorge.

Tipp:
Jede erbrachte Leistung muss vollständig dokumentiert werden – einschließlich Zeit, Dauer, ausgeführter Maßnahmen und ggf. Gesprächsinhalte. Viele Praxen scheitern an fehlenden Details, die retrospektiv kaum belegbar sind. Digitale Dokumentationssysteme mit Erinnerungsfunktionen können hier Abhilfe schaffen.

Plausibilität: Wenn die Zeit gegen Sie arbeitet

Die Plausibilitätsprüfungen durch die KVen sind automatisiert und streng. Wer mehr Leistungen abrechnet, als in einem Zwölf-Stunden-Tag plausibel möglich wäre, landet schnell in der Prüfung. Eine besondere Gefahrenquelle: Simultanabrechnungen von Gesprächs-, technischen und operativen Leistungen, die sich zeitlich überschneiden.

Genehmigungspflichtige Leistungen ohne Nachweis

Operative Leistungen (Kapitel 31), Speziallabor, radiologische Leistungen oder psychosomatische Gespräche – all diese Ziffern benötigen eine ausdrückliche Genehmigung durch die KV. Wer versehentlich abrechnet, ohne diese Genehmigung zu besitzen, riskiert nicht nur die Streichung, sondern auch mögliche Regressverfahren.

Die Nachweispflichten betreffen zudem Disease-Management-Programme (DMP) und weitere spezielle Abrechnungsformen. Der Nachweis ist sorgfältig zu archivieren und auf Anforderung vorzulegen.

Fehlende oder falsche Diagnoseangaben

Viele Ziffern im EBM sind nur abrechenbar, wenn eine bestimmte Diagnose korrekt kodiert wurde. Besonders relevant ist dies bei chronischen Erkrankungen, psychischen Leiden oder im Bereich der Zusatzpauschalen. Wer die geforderten ICD-Kodes nicht genau kennt, tappt schnell in die Falle.

Berichtspflicht – nicht vergessen!

Bestimmte Leistungsziffern verlangen einen schriftlichen Bericht an den überweisenden Arzt oder den Hausarzt. Fehlt dieser, gilt die Leistung als nicht ordnungsgemäß erbracht und kann gestrichen werden. Wer diesen Aspekt fest in den Praxisalltag integriert, vermeidet unnötigen Aufwand im Nachgang.

Testabrechnung: Ihre Versicherung gegen Regress

Ein unterschätztes Werkzeug ist die Testabrechnung. Vor dem Einreichen der endgültigen Quartalsabrechnung ermöglicht sie, Fehler in der Software oder der Abrechnungslogik frühzeitig zu erkennen. Viele Praxen nutzen dieses Tool nicht – und ärgern sich später über Streichungen.

Unwissen über Ausschlüsse und Kombinationsverbote

Der EBM kennt zahlreiche Ausschlüsse: Manche Leistungen dürfen nicht am selben Tag abgerechnet werden, andere nur in Kombination, wiederum andere sind im Quartal oder Jahr nebeneinander ausgeschlossen. Wer diese Regelungen nicht kennt, riskiert doppelte Arbeit und Erstattungsverluste.

Ergänzung zur Aktualität 2025

• Ab 1. Juli 2025 müssen bei bestimmten humangenetischen Untersuchungen HGNC-Gensymbole („neue Gensymbole“) angegeben werden.
  Alte OMIM®-Codes sind nur noch bei Fällen bis einschließlich 2. Quartal 2025 zulässig.
• Ab April/Juli 2025 gibt es Änderungen bei Zuschlägen in der Komplexversorgung, der Chronikerbetreuung, bei Videofallkonferenzen und beim Zweitmeinungsverfahren, die neue Kombinations- bzw. Ausschlussregeln nach sich ziehen.
• Bis zu viermal tägliche Abrechnung einer Leistung ist möglich, wenn sie als Zusatzpauschale entsprechend vorgesehen ist (z. B. ePA-Leistungen).

Um Diskussionen mit der KV vorzubeugen, sollten Sie alle Abrechnungsunterlagen mindestens so lange aufbewahren, wie Rückforderungsansprüche seitens der KV oder des Prüfdienstes möglich sind (in der Regel vier Jahre). Im Zweifel gilt: lieber eine zu detailreiche Dokumentation als zu wenig!

Fazit: Eine gute Abrechnung beginnt nicht am Quartalsende, sondern im Alltag. Wer mit strukturierten Prozessen, geschultem Personal und aktuellem Wissen arbeitet, senkt das Risiko für Regress und Streichungen deutlich.

Die gute Nachricht

Viele dieser Herausforderungen lassen sich mit einem fundierten Abrechnungscheck und gezielter Beratung leicht beheben.

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